Cliniques ambulatoires des hôpitaux de réadaptation Can Move Du papier à l'ordinateur avec le logiciel Physical Therapy

Traitement des douleurs des os, des articulations et des muscles est la spécialité exclusive de l'Hôpital orthopédique du Wisconsin. L'hôpital de Glendale, Wisconsin basée voit un flot continu de patients qui ont besoin de physiothérapie et d'ergothérapie. En raison de la demande des patients élevée, une clinique de l'hôpital de réadaptation state-of-the-art a progressé d'une poignée de thérapeutes sur le personnel ayant de 16 à cliniciens en seulement quelques années. Au cours de la poussée de croissance, la clinique a connu des problèmes avec ses processus manuels de gestion de l'information. Planification clinique de thérapie était le plus épineux défi. Les patients se tournent aux rendez-vous qui ne sont pas dans les livres.

Personnel de la réception et de cliniciens étaient en désaccord sur qui était à blâmer. Todd Heikkinen, directeur des services de réadaptation, a décidé qu'il était temps de jeter des livres de programmation de la clinique en faveur d'un système logiciel de physiothérapie. En conséquence, ces erreurs sont tombées à près de zéro. De plus, le département a connu une amélioration de 80 pour cent de la ponctualité et l'exactitude de la documentation thérapeute en mettant en œuvre le logiciel thérapie. Le nouveau système est également venu avec l'avantage inattendu de garantir une précision absolue dans la facturation et de codage thérapeute, dit Heikkinen. Il appelle cela fait énorme et dit qu'il lui permet d'être tranquille quant à la perspective d'une visite de JCAHO ou Medicare.

L'Hôpital orthopédique du Wisconsin est un établissement relativement jeune, et comme ils ne faisaient que commencer avec une petite clinique (une équipe de six ou sept cliniciens), la réhabilitation de l'hôpital département ingurgité avec l'ancienne processus de gestion de l'information. «Nous avons utilisé des livres de programmation en papier et les cartes papier», explique Heikkinen. «Tous nos statistiques ont été compilées manuellement sur des livres de programmation." Le système à base de papier n'était pas idéal, mais il a travaillé - pour un temps. Avec chaque nouveau thérapeute engagé, toutefois, le bureau a commencé à éprouver une augmentation exponentielle des erreurs de programmation.

À peine huit mois après son ouverture, la clinique a atteint un point de crise avec ses méthodes d'archivage manuel. Il avait besoin d'une solution de gestion automatisée de l'information, et vite. «Les employés ouverture de la réception dû faire face à des patients qui arrivaient parfois incorrectes ou dont la nomination avait été effacée», explique Heikkinen. "Il a créé la friction entre les patients, la réception et les cliniciens. Ces erreurs déclenchées moments de tension." Lorsque le personnel de la clinique atteint une masse critique d'environ 14 ou 15 thérapeutes, le système avait craqué. "Les petits systèmes n'étaient tout simplement pas travailler pour nous plus", dit Heikkinen.

Heikkinen a voulu un nouveau système qui permettrait d'améliorer la précision et la fiabilité du système de planification de la clinique. Il voulait aussi aider à contrôler le flux de production clinique et de performance. Enfin, il espérait trouver un système dont les capacités de reporting lui permettrait de fournir un portrait précis de la pratique - sur demande - le PDG de Hôpital Orthopédique et les propriétaires. «Mon souci était d'exactitude par-dessus tout», dit Heikkinen. «Je voulais un système à sécurité intégrée pour la planification thérapeutique, la documentation clinique et de l'administration." Le mouvement de l'industrie vers un dossier de santé électronique a également influencé la décision de Heikkinen. "Je ne pense pas que quiconque n'est pas d'accord que le dossier de santé électronique va être une caractéristique standard partout dans un court laps de temps», dit-il. «Il est important de ne pas se retrouver si loin derrière qu'il est difficile de se rattraper."

Après avoir examiné plusieurs produits, Heikkinen a choisi un logiciel de traitement physique complet pour résoudre les malheurs de sa clinique de planification et les processus errorprone autres. Il a trouvé un système qui avait tout ce qu'il voulait. Certains produits qu'il examinés avaient de grands programmes de planification, d'autres avaient de grands modules de documentation. Mais il y avait un seul programme logiciel éprouvé supérieure à lier tous les aspects administratifs et gestion de l'information clinique ensemble. Il avait trouvé un système logiciel thérapie qui a eu une intégration transparente.

Que la réception entre dans le système apparaît automatiquement dans les systèmes et les cliniciens dans le système de l'administrateur. Il n'ya pas de double saisie des données ou de la place pour plus d'erreurs. Tout se passe dans les coulisses par voie électronique dans une suite unifiée de logiciels. Quatre ou cinq membres clés du personnel ont assisté à une démonstration du logiciel de choix confirmées Heikkinen a. En tant que cliniciens, ils particulièrement aimé le système de menus point-and-click, ce qui signifie qu'ils n'auraient pas à taper tellement. «Ils ont apprécié de pouvoir cliquer sur les boîtes au lieu de taper des phrases», explique Heikkinen. "La base de connaissances est très complet. Il est rare qu'un clinicien devra taper une phrase qui ne correspond pas à l'écoulement normal de la base de connaissances." Certains des systèmes Heikkinen a rejeté eu interfaces maladroit que les cliniciens nécessaires pour utiliser un grand nombre de raccourcis clavier. «Ces systèmes ne jamais voler à ma pratique», dit-il.

Après la mise en œuvre du logiciel, la clinique de réadaptation a décidé d'éliminer les processus manuels encore plus. Il a demandé à la société de logiciels d'intégrer au système principal de l'hôpital, l'un pour les dossiers médicaux et une pour la facturation. «Nous étions une île qui fonctionnait bien, mais pour obtenir des informations de facturation à partir du logiciel de réadaptation à notre système hospitalier, était un processus manuel», explique Heikkinen. L'interface du logiciel connecté au système de l'hôpital de gestion de documents. Transferts de documents médicaux qui exigeaient auparavant 100 heures de main-d'œuvre désormais pris que 20 minutes avec l'interface.

Précision dans la planification et la thérapie dans d'autres aspects de la gestion de l'information clinique s'est amélioré de près à la perfection puisque la clinique mis en place un système de thérapie physique logiciels. "Les erreurs sont évidemment toujours va se produire», explique Heikkinen, "mais avec ce système, on peut savoir où le processus est décomposer et traiter avec elle." Heikkinen a remarqué des améliorations dans la productivité clinique, même si ce n'était pas un objectif explicite de la mise en œuvre. Les thérapeutes qui n'ont pas tardé sur papier sont «rapide qu'un éclaircissement sur le logiciel thérapie», dit-il. Cependant, ceux qui ont toujours pris beaucoup de temps pour terminer leur paperasse encore prendre beaucoup de temps dans le système électronique. Néanmoins, dit Heikkinen, la clinique a connu une amélioration de 80 pour cent de la ponctualité et l'exactitude de la documentation des thérapeutes. En outre, le système permet de surveiller flux de travail.

Logiciel thérapie physique aide à la racine tous les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants, mais avec des cartes papier il n'y a aucun moyen de savoir si le début de quelqu'un se noyer. "En tant que directeur du département de réadaptation, Heikkinen peut être demandé à tout moment de donner un aperçu de affaires de son service en ligne à la chef de la direction ou d'autres cadres supérieurs. Le logiciel lui permet de le faire. chiffres de la productivité, les modes de référence et les taux de remboursement sont que quelques-uns des rapports disponibles au bout des doigts. "Avec ce logiciel, thérapie, je peux générer un rapport sur tout ce que je veux voir, pour tout délai, dans les trois ou quatre frappes », explique Heikkinen." Le système me donne de chiffres précis pour montrer exactement comment la pratique fait. Avec une pratique manuelle qui est impossible. Vous devriez être à la recherche à des vérifications de dossiers, et seulement affaire à une estimation approximative. "

L'un des avantages du logiciel de réadaptation qui a surpris Heikkinen est sa précision de la facturation et de codage thérapeute. L'importance de cette fonction est énorme, dit-il. Tout en travaillant pour des employeurs précédents, il a toujours redouté le moment où JCAHO ou l'assurance-maladie viendrait à faire autour de leurs inspections. Que faire si ils ont tiré le tableau d'une montrant comment un thérapeute facturé quatre unités au lieu de deux? «Avec notre logiciel nouvelle thérapie, il ya littéralement préoccupation zéro sur cette question», a déclaré Heikkinen. "Tout ce qu'un thérapeute doit faire est d'entrer ce qu'ils ont fait avec le patient. Le logiciel convertit automatiquement que dans le montant de facturation correcte. Tout est parfaitement réalisé, à chaque fois."...